Artikkelin sisällysluettelo:

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ohje kertoo Smartum Saldon tilaamisesta verkkopalvelussa.

Ei koske SmartumPlus-saldoa!

Kurkkaa myös saldotilausten tilausopastus -webinaarin tallenne täältä!

Kätevimmin pääset tekemään uuden tilauksen suoraan Smartumin verkkopalvelussa. Tämä tukiartikkeli käsittelee tällaisia tilauksia.

Kirjaudu sisään ja valitse vasemman puolen valikosta "Tilaa Saldoa". Saldon tilaamista varten verkkopalvelussa luodaan tilaus. Tilauksen kautta kootaan myös tieto työntekijöistä, joille saldoa tilataan.

Huom! Jos yrityksen tilillä on saldoa, voit jakaa sen työntekijöille tekemällä uuden tilauksen verkkopalvelussamme. Etua voidaan tilata tällä tavalla yrityksen saldotilille verkkopalvelussa kohdasta "Yrityksen tilit" -> "Tilaa saldoa yrityksen tilille". Yrityksen saldotilillä oleva saldo käytetään automaattisesti tilauksessa. Mikäli yrityksen tilillä on riittävästi saldoa, yritykselle ei muodostu kustannuksia uudesta tilauksesta. Kun saldoa jaetaan yrityksen saldotililtä, saldot vapautuvat työntekijöille samana päivänä kello 18.

Ensimmäisessä kohdassa "Aloita tilaus" pääset nimeämään tilauksen. Tilauksen nimi kannattaa valita niin, että sen avulla sekä sinä että työntekijät tunnistatte jatkossakin, mistä tilauksesta oli kyse (esimerkiksi kuukausi, vuosi, vuodenaika tai edun tyyppi voi olla hyvä mainita nimessä).

Sinulla on kaksi vaihtoehtoa tilauksen luomiseksi: uuden tilauksen luominen tai vanhan tilauksen kopioiminen. Käytännössä melkein aina kannattaa luoda uusi tilaus, sillä kopioiminen tarkoittaa, että kaikki kopioituu, myös tilauksessa mukana olevat työntekijät.

Jos siis haluat vain tilata samoja etuja kuin ennen, mutta kerätä työntekijöiden listan uudestaan, älä kopioi tilausta, vaan luo uusi tilaus. Työnantajan ei itse tarvitse ilmoittaa työntekijöiden tietoja tilaukselle, vaan tietojen keräys tapahtuu kätevästi ilmoittautumispalvelun avulla.

Listan luomisen jälkeen palvelu pyytää sinua täyttämään perustiedot tilausta varten. Muokkaa halutessasi listan perustietoja (nimi, esittelyteksti).

Määrittele etuun sopiva ilmoittautumisaika (alkamis- ja päättymispäivä). Ilmoittautumisaika vaikuttaa ilmoittautumislinkin toimivuuteen, eli määrittele sellainen aika, jonka aikana toivot työntekijöiden tekevän ilmoittautumisen etuun.

Ilmoittautumisajan päätyttyä voit tilata edun työntekijöillenne, mutta voit tehdä tilauksen jo aiemminkin, jos näet, että kaikki ovat jo ilmoittautuneet.

Seuraavassa vaiheessa "Toistuva tilaus" voit halutessasi valita, että sama tilaus toistetaan joka kuukausi. Tämä ei ole millään muotoa pakollista, mutta voit käyttää tätä ominaisuutta, jos haluat jakaa saman määrän etua joka kuukausi. Tyypillisesti työnantajat saattavat käyttää tätä esimerkiksi lounasedun jakamiseen kuukausittain, kun taas esimerkiksi liikunta- ja kulttuurietua jaetaan harvemmin, esimerkiksi kaksi kertaa vuodessa.

Jos valitset edulle toistuvuuden, sinun täytyy käydä ainostaan hyväksymässä tilaus joka kuukausi, ja työntekijät voivat muokata etuvalintaansa kuukausittain kirjautumalla verkkopalveluun. Voit myös valita kuukauden, jolloin etua ei jaeta (esimerkiksi heinäkuu, joka on usein lomakuukausi).

Jos et halua toistuvuutta, jätä valinnat "Ei toistoa" ja "Ei jätettävää kuukautta" paikoilleen.

Seuraavaksi pääset määrittelemään tarjoamanne etupaketin tai -paketit. Valitse valikosta etutyyppi (esim. liikunta- ja kulttuurisaldo) ja syötä edun määrä euroissa. Edun määrä on se summa, joka ladataan jokaiselle yksittäiselle edun käyttäjälle (esim. 400 € per henkilö).

Yhden etupaketin sisällä voi olla useita eri etutyyppejä: voit esimerkiksi tarjota yhtenä etupakettina liikuntasaldoa ja toisena liikuntasaldon ja hierontasaldon yhdistelmää.

Toisaalta voit käyttää etupaketteja summan valintaan: työntekijä voi esimerkiksi valita 10 x 10,90 euroa tai 20 x 10,90 euroa lounassaldoa, ja kumpikin näistä vaihtoehdoista on tällöin oma etupakettinsa.

Kun olet määritellyt etupaketit, voit halutessasi pyytää työntekijältä lisätietokysymyksiä, jos tarvitsette yrityksellenne lisätietoja ilmoittautumisen yhteydessä (esim. työntekijän henkilönumero, esihenkilön nimi tms.)

Jos haluat saada vastauksen vaihtoehtoina vapaan tekstin sijaan, voit erotella vaihtoehdot puolipisteellä (kts. allaoleva kuva).

Kun tilaus on valmis, valitse "Tallenna tiedot". Tämän jälkeen voit tarkistaa tiedot Yhteenveto-sivulta.

Seuraavaksi sinun tulee lähettää tilauksen ilmoittautumislinkki työntekijöille. Tilauksen yhteenveto -sivulta löydät ilmoittautumislinkin, jonka voit kopioida, ja jakaa työntekijöille esimerkiksi lähettämällä samalla sivulla olevan esimerkkiviestin omasta sähköpostistasi tai laittamalla linkin intranetiin.

Yhteenveto-sivulta löydät myös tekstin, jota voit käyttää esimerkiksi ohjeistussähköpostin osana. Kun linkki on jaettu työntekijöiden tietoon, sinun tulee vain odottaa, että työntekijät tekevät ilmoittautumisen linkin kautta.

Jos yritykseenne on tullut uusi työntekijä, hänen tietonsa saadaan mukaan tilaukselle vain ilmoittautumislinkin kautta. Muistathan siis lähettää ilmoittautumislinkin tällaisille henkilöille. Tämän linkin voit lähettää huolimatta siitä, aloitatko tilauksen alusta uutena tilauksena vai kopioitko olemassaolevan tilauksen.

Kun työntekijät ilmoittautuvat, he joko kirjautuvat olemassaolevilla Smartum-tunnuksillaan tai heidät ohjataan luomaan uusi tunnus. Luomasi etupaketit ja lisätietokysymykset näkyvät ilmoittautumissivulla näin:

Voit seurata työntekijöiden ilmoittautumista tilauksen välilehdellä "Työntekijät". Tältä sivulta näet kaikki työntekijät, jotka ovat tehneet ilmoittautumisen edun saamista varten. Kun ilmoittautumisaika päättyy (tai kun huomaat, että kaikki työntekijät ovat ilmoittautuneet), voit vielä tarvittaessa muokata etujen summia tai omavastuita joko kaikkien työntekijöiden tai yksittäisen työntekijän osalta.

Voit lisätä tilaukseen manuaalisesti sellaisia työntekijöitä, jotka ovat aiemmin saaneet yrityksestänne saldoetuja. Tätä varten löydät sivulta Lisää työntekijä-painikkeen. Uudet työntekijät, jotka eivät ole aikaisemmin saaneet yrityksestänne saldoetuja, saadaan mukaan tilauslistalle vain ilmoittautumislinkin kautta. Heitä ei ole siis mahdollista valita tässä näkymässä, ennen kuin he ovat ilmoittautuneet ensimmäisen kerran. Löydät linkin tilauksen Yhteenveto -sivulta, josta voit kopioida sen ja jakaa työntekijälle.

Kun olet valmis tilaamaan edun, muista vielä joko hyväksyä tai hylätä työntekijöiden ilmoittautumiset. Voit tehdä tämänkin vaiheen yksitellen tai valiten kaikki työntekijät kerralla. Kun olet käsitellyt ilmoittautumiset (hyväksytty/hylätty) Tilaa saldoa-painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla pääset tilauksen viimeiseen vaiheeseen.

Lataa lista -painikkeesta voit tarvittaessa ladata itsellesi excel-taulukon, josta näet työntekijöiden nimet, edun määrät ja mahdolliset omavastuut.

Lähetämme tilauksesta ennakkolaskun, ja saldo siirretään työntekijöiden Smartum-tileille, kun maksusuoritus tilauksesta on kirjautunut tilillemme.