Ryhmät – Uusi ominaisuus helpottamaan etujen jakamista

SmartumPlus-palvelun Ryhmät-ominaisuus mahdollistaa etujen jakamisen tietyille ryhmille ja työntekijöille yrityksessäsi. Voit luoda ryhmiä esimerkiksi:

Työntekijöiden työajan tai työsuhteen keston mukaan (esim. vakituiset, määräaikaiset, kesätyöntekijät)
Tarjottavan edun mukaan (esim. lounas, työmatka)

Palveluun on mahdollista luoda useita eri ryhmiä yrityksesi tarpeiden mukaan. Suosittelemme ottamaan ominaisuuden käyttöön, mikäli haluat tulevaisuudessa jakaa etuja kohdennetusti esimerkiksi kesätyöntekijöille. Voit käyttää palvelua myös ilman Ryhmät-ominaisuuden toiminnallisuuksia ja jakaa edut aina kaikille työntekijöille.

Huom! Mikäli haluat ottaa käyttöösi Ryhmät-ominaisuuden, luo palveluun ensin ryhmät ennen työntekijöiden tuontia. Tällöin saat lisättyä työntekijät haluamiisi ryhmiin helposti jo työntekijöiden tuontivaiheessa CSV-tiedostona tai lisätessä yksittäistä työntekijää suoraan palvelussa. Voit jälkikäteen lisätä työntekijöitä ryhmiin yksitellen muokkaamalla työntekijän tietoja palvelun kautta.

Esimerkki: Milloin jaan edun kaikille työntekijöille tai tietylle ryhmälle?

Edun jakaminen kaikille työntekijöille on tyypillisin vaihtoehto silloin, kun yrityksessäsi tarjotaan sama etu kaikkien työntekijöiden käyttöön. Ryhmät- ominaisuus mahdollistaa edun jakamisen ja hallinnoinnin kohdennetusti, mikäli haluat jakaa etuja esimerkiksi työntekijöiden kustannuspaikan mukaan tai tarjota vaikkapa kesätyöntekijöille oman räätälöidyn edun.

Huomaathan, että työntekijöiden lisääminen tiettyyn ryhmään ei kuitenkaan poissulje heitä kaikista työntekijöistä.

Esimerkki: Jaat 400 € arvoisen liikunta- ja kulttuuriedun kaikille työntekijöille. Tämän lisäksi jaat 300 € arvoisen työmatkaedun “Työmatka”-ryhmälle. Mikäli työntekijä on liitetty ”Työmatka”-ryhmään, hän saa 300 € työmatkaetua kaikille jaettavan liikunta- ja kulttuuriedun lisäksi.

Ohjeet, kuinka otat ryhmät käyttöösi

Näin luot ryhmiä:

Luo ensin ryhmällesi kategoria klikkaamalla ”Luo yrityksesi ensimmäinen kategoria” ja nimeä se. Kategorioita käytetään ryhmien luokittelussa. Esimerkki: "Smartum-edunsaajat" -kategorian alle voidaan lisätä "Vakituiset"- ja "Määräaikaiset"-ryhmät. Tallenna tiedot.
Lisää luomasi kategorian alle ryhmä klikkaamalla ”Luo uusi ryhmä” ja tallenna.
Anna ryhmällesi nimi ja väri, jolla erotat sen muista ryhmistä. Tallenna tiedot.
Siirry seuraavaksi lisäämään ryhmään haluamasi työntekijät ja liittämään ryhmälle jaettavat edut. Voit siirtyä työntekijöiden ja etujen hallintaan joko ylävalikosta tai klikkaamalla luomasi ryhmän tietokorttia.

Näin lisäät työntekijän ryhmään:

Voit lisätä työntekijän yhteen tai useampaan ryhmään kolmella eri tavalla palvelun kohdassa “Työntekijät”.

a) Lisääminen työntekijöiden listausnäkymässä: Klikkaa joko ”Lisää ryhmään” - painiketta Ryhmät-sarakkeen alla tai klikkaa kynäikonia sen työntekijän tietorivillä, kenet haluat lisätä/poistaa ryhmästä. Voit lisätä tai poistaa työntekijän ryhmästä täppäämällä ryhmän päälle/pois.

b) Lisääminen työntekijäkortilta: Klikkaa työntekijälistauksessa kyseessä olevan työntekijän tietorivilllä olevaa ikonia päästäksesi työntekijäkortille. Voit lisätä tai poistaa työntekijän ryhmästä täppäämällä ryhmän päälle/pois.

c) Luomasi ryhmät näkyvät myös lisäsarakkeena työntekijöiden tuonnissa käytettävässä CSV-tiedostopohjassa.

Näin jaat etuja ryhmälle:

Siirry palvelun kohtaan ”Työsuhde-edut”.
Valitse jo olemassa oleva tai luo uusi SmartumPlus-saldo tai lounasetu,
jonka haluat jakaa tietylle ryhmälle. Edun jakoasetuksissa täppää valinta ”Jaa tietylle ryhmälle”. Voit liittää tai poistaa edun ryhmästä täppäämällä ryhmän päälle/pois.
Tallenna tiedot.