HUOM! Tämä on ohje Smartum saldon tilaamiseen Verkkopalvelussa, kun tilaat etuja vain itsellesi! Ei koske SmartumPlus-saldoa!

Smartum-saldo tilauksen teko on kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tilaus luodaan verkkopalvelussa, jonka jälkeen ilmoittaudutaan kyseisten etujen käyttäjäksi. Ilmoittautumisen jälkeen tilaus vielä viimeistellään ja vahvistetaan verkkopalvelussa, minkä jälkeen edut latautuvat käyttöösi.
​
Aloita saldon tilaaminen kirjautumalla Smartumin verkkopalveluun ja valitse vasemman puolen valikosta "Tilaa Saldoa".

Tilaus käynnistyy "Tilaa Saldoa" -sivulta otsikon "Aloita tilaus" alta. Ensimmäisenä anna tilaukselle sopiva nimi. Tilaus kannattaa nimetä niin, että sen tunnistaa myöhemmässä vaiheessa (esim. kuukausi + päivämäärä).

Suosittelemme lähtökohtaisesti aina tekemään uuden tilauksen. Kopioimalla vanhan tilauksen kaikki tilauksen tiedot kopioituvat. Valitse vaihtoehdoista siis ”Luo uusi tilaus” ja siirry eteenpäin kohdasta ”Aloita tilaaminen”.

Seuraavaksi palvelu pyytää sinua täyttämään perustiedot tilausta varten. Tällä sivulla pystyt määrittelemään, millainen ilmoittautumissivulla oleva viesti on. Tilatessasi vain itsellesi, voit jättää sen myös siihen muotoon, jossa se jo valmiiksi on.

Etuja saadakseen tulee edun käyttäjäksi ilmoittautua. Tällä sivulla sinun tulee määritellä ilmoittautumisaika (alkamis- ja päättymispäivä), jonka sisällä ilmoittautuminen on mahdollista. Kun tilaat etuja vain itsellesi, voit ilmoittautua heti ja valita lyhyen ilmoittautumisajan. Vasta ilmoittautumisen jälkeen pystyt viimeistelemään ja vahvistamaan tilauksen. Ilmoittautumisaikaa voi tarvittaessa muuttaa vielä myöhemmin ja voit viimeistellä tilauksen jo ennen ajan päättymistä.
​

Seuraavassa vaiheessa voit valita toistetaanko tilaus joka kuukausi, eli jaetaanko sama määrä etua kuukausittain. Tavallisesti lounasetu on etutyyppi, jota jaetaan kuukausittain, jolloin toistuva tilaus on näppärä. Sen sijaan liikunta- ja kulttuurietua jaetaan harvemmin (esimerkiksi kaksi kertaa vuodessa), eikä toistuva tilaus ole tällöin tarpeellinen.

Jos et halua toistuvuutta, jätä valinnat "Ei toistoa" ja "Ei jätettävää kuukautta" paikoilleen ja etene sivulla kohdasta "Seuraava".

Seuraavaksi pääset määrittelemään etupaketin itsellesi. Yhden paketin sisälle voit valita useita eri etuja. Etupaketeilla voi tarjota vaihtoehtoja työntekijöille, mutta kun tilaat vain itsellesi, et tarvitse vaihtoehtoisia paketteja.
​
Nimeä paketti kuvaavasti, valitse valikosta haluamasi edut ja syötä edun määrä euroissa. Edun määrä on se summa, joka ladataan käyttöösi.

Klikkaamalla "+ Lisää etu" -painiketta voit lisätä etuja pakettiin. Tässä esimerkki etupaketista:
​
​Etupaketti 1: Hierontaetu 200€ JA liikunta- ja kulttuurietu 200€

Kun tilaat etuja vain itsellesi tarvitset siis vain yhden etupaketin.

Voit jättää "Mahdollisen omavastuun määrä €" kohdan tyhjäksi.

Mikäli valitset etupakettiin lounassaldoa, klikkaa tämän perästä "Valinnat" ja pääset valitsemaan, miten etu tarjotaan. Lounasetu voidaan maksaa joko lounasvähennyksenä tai luontoisetuna. Näistä käytetympi tapa on lounasvähennys, jossa lounasedun verotusarvo (75 %) pidätetään työntekijän nettopalkasta. Luontoisetuna tarjotussa edussa 75 % edusta on verotettavaa ansiotuloa, josta työntekijä maksaa veroa henkilökohtaisen veroprosenttinsa mukaan.

Verottajan päätöksen mukaan määritetyt lounasetujen verotusarvot löydät täältä. Kohdan "Mahdollisen omavastuun määrä per työntekijä" summa ilmoitetaan ilmoittautumislomakkeella, mutta palkasta pidättäminen tapahtuu palkkahallintonne kautta.

Tätä toiminnallisuutta käytetään yleensä vain suuremmissa organisaatioissa, joissa lisätiedot ovat tarpeen kustannusten erittelemiseksi. Voit siis jättää tämän kohdan tyhjäksi.

Lopuksi valitse "Tallenna tiedot”.

"Yhteenveto"-välilehdellä tilaus on saatu hyvin aluille ja sen ensimmäinen vaihe on lähes valmis.

Seuraavaksi sinun tulee kopioida ilmoittautumislinkki ja käydä ilmoittautumassa edun käyttäjäksi. Voit tehdä tämän helposti avaamalla linkin esimerkiksi selaimessa toiseen välilehteen. Sama linkki on lähetetty sähköpostiisi esimerkkiviestin kanssa, joten voit myös halutessasi käydä katsomassa sen sähköpostistasi.

Ilmoittautumisen jälkeen pystyt viimeistelemään tilauksen, joten kannattaa käydä ilmoittautumassa heti, jotta pääset jatkamaan tilauksen viimeistelyyn saman tien.

Tilaus viimeistellään ja vahvistetaan siinä vaiheessa, kun olet käynyt ilmoittautumassa edun käyttäjäksi. Kun olet käynyt ilmoittautumassa linkin kautta edun käyttäjäksi, palaa viimeistelemään tilaus. Kirjaudu tarvittaessa palveluun uudestaan.

Seuraavaksi hyväksyt palvelussa oman ilmoittautumisesi. Hyväksyminen tapahtuu tilauksesta muodostuneen tilauslistan kautta, jonka löydät yläosan "Työntekijät"-välilehdeltä ja pääset sinne myös painamalla "Työntekijät"-nappia oikeasta alanurkasta, jos olet jo tilauksen "Yhteenveto"-välilehdellä.

Etusivun kautta kuljettaessa vasemman puolen valikosta "Tilaa Saldoa" -sivun kautta ja otsikon "Yrityksesi Smartum Saldo-tilaukset" alta löydät tilauksesi. Tilauksen perässä on "Tarkista ja tilaa" TAI "Odottaa ilmoittautumisia" -painike riippuen siitä, onko ilmoittautumisaika vielä voimassa. Tästä napista pääset joka tapauksessa etenemään ja viimeistelemään tilauksen.

"Työntekijät"-välilehdellä voit vielä tarvittaessa muokata etujen summia tai omavastuita.
​
Hyväksy tilauksesi. ”Tilaa saldoa” -painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla pääset tilauksen viimeiseen vaiheeseen.

Seuraavassa vaiheessa pystyt valitsemaan laskutustavan. Jos yrityksen saldotilillä on valmiiksi saldoa tilauksen kattamiseksi, laskutustietoja ei tule valittavaksi eikä laskua näin ollen muodostu. Jos olemassa oleva saldo kattaa osan tilauksesta, saldo hyödynnetään automaattisesti ja ylimenevästä osuudesta toimitetaan lasku.

Lopuksi hyväksy sopimusehdot ja vahvista tilaus. Tilauksen vahvistamisen jälkeen muutoksia ei voi enää tehdä. Vahvistettuasi tilauksen saat tilausvahvistuksen sähköpostiisi. Jos vahvistusta ei kuulu, kurkkaathan myös roskapostikansion.

Sähköpostilasku toimitetaan tunnin sisällä ja verkkolasku yhden (1) vuorokauden sisällä. Jos laskua ei kuulu, otathan yhteyttä asiakaspalveluumme. Mikäli yrityksellä on tilillään saldoa, se vähennetään ensin laskun loppusummasta.
​

Kun lasku on maksettu, edut latautuvat käyttöösi samana päivänä, kun suoritus saapuu Smartumin tilille. Edut latautuvat käyttöön klo 18, ja saat tästä tiedon sähköpostiisi.