Huomaathan, että ohje koskee SmartumSaldon tilaamista verkkopalvelussamme. Tämä ohje ei koske SmartumPlussan tilaamista. Löydät SmartumPlussan tilausohjeet täältä.

Mitä eroa on Smartum Saldolla ja SmartumPlussalla? Lue aiheesta lisää TÄÄLTÄ.

Smartum-saldo tilauksien teko on kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tilaus luodaan verkkopalvelussa, jonka jälkeen työntekijät ilmoittautuvat heille tilattujen etujen käyttäjiksi. Ilmoittautumisten jälkeen tilaus vielä viimeistellään ja vahvistetaan verkkopalvelussa, minkä jälkeen edut latautuvat työntekijöiden käyttöön.
​
Aloita saldon tilaaminen kirjautumalla Smartumin verkkopalveluun ja valitse vasemman puolen valikosta "Tilaa Saldoa".

Tilaus käynnistyy "Tilaa Saldoa" -välilehdeltä otsikon "Aloita tilaus" alta. Ensimmäisenä anna tilaukselle sopiva nimi. Tilaus kannattaa nimetä niin, että sen tunnistaa myöhemmässä vaiheessa (esim. kuukausi + päivämäärä).

Suosittelemme lähtökohtaisesti aina tekemään uuden tilauksen. Kopioimalla vanhan tilauksen kaikki tilauksen tiedot kopioituvat (mm. tilauksen työntekijät). Valitse vaihtoehdoista siis ”Luo uusi tilaus” ja siirry eteenpäin kohdasta ”Aloita tilaaminen”.

Seuraavaksi palvelu pyytää sinua täyttämään perustiedot tilausta varten. Työntekijät, joille teet tilauksen tulevat ilmoittautumaan edun käyttäjiksi. Tällä sivulla pystyt määrittelemään millainen työntekijöiden ilmoittautumissivulla oleva viesti on. Voit jättää sen myös siihen muotoon, jossa se jo valmiiksi on (tilatessasi etuja esimerkiksi vain itsellesi).

​

Työntekijät tulevat ilmoittautumaan edun käyttäjiksi. Tällä sivulla sinun tulee määritellä ilmoittautumisaika (alkamis- ja päättymispäivä), jonka sisällä työntekijät ilmoittautuvat. Vasta ilmoittautumisten jälkeen pystyt viimeistelemään ja vahvistamaan tilauksen.

Ilmoittautumisaikaa voi tarvittaessa muuttaa vielä myöhemmin ja voit viimeistellä tilauksen jo ennen ajan päättymistä, jos kaikki ilmoittautumiset ovat tulleet.
​
​Huom! Mikäli tilaat etuja vain itsellesi voit ilmoittautua heti ja valita lyhyen ilmoittautumisajan.

Seuraavassa vaiheessa voit valita toistetaanko tilaus joka kuukausi, eli jaetaanko sama määrä etua kuukausittain. Tavallisesti lounasetu on etutyyppi, jota jaetaan kuukausittain, jolloin toistuva tilaus on näppärä. Sen sijaan liikunta- ja kulttuurietua jaetaan harvemmin (esimerkiksi kaksi kertaa vuodessa), eikä toistuva tilaus ole välttämättä tarpeellinen.

Jos et halua toistuvuutta, jätä valinnat "Ei toistoa" ja "Ei jätettävää kuukautta" paikoilleen ja etene sivulla kohdasta "Seuraava".

Seuraavaksi pääset määrittelemään etupaketin tai -paketit. Yhden paketin sisällä voi olla useita eri etuja. Halutessasi voit tarjota työntekijöille erilaisilla paketeilla vaihtoehtoja, joiden väliltä työntekijä valitsee yhden paketin.
​
Nimeä paketti kuvaavasti, valitse valikosta etu ja syötä edun määrä euroissa. Edun määrä on se summa, joka ladataan jokaiselle yksittäiselle työntekijälle (esim. 400 € per henkilö). Klikkaamalla + -painiketta voit lisätä etupakettivaihtoehtoja. Tässä esimerkki tarjottavista etupaketeista:
​
​Etupaketti 1: Hierontaetu 200€ JA liikunta- ja kulttuurietu 200€
Etupaketti 2: Hierontaetu 400€
Etupaketti 3: Liikunta- ja kulttuurietu 400€
​
Useammasta kuin yhdestä etupaketista työntekijät valitsevat käyttöönsä siis vain yhden.
​
​Vinkki: Voit tilata tarvittaessa erilaisia etupaketteja esimerkiksi työsuhteen tyypistä johtuen (kokoaikaiset, määräaikaiset, kesätyöntekijät ym.) saman tilauksen sisällä. Tällöin paketit kannattaa nimetä työsuhteen mukaan, esim. "Määräaikaiset - Liikuntaetu" ja "Vakituiset - Liikuntaetu". Näin työntekijät tietävät, minkä paketin käyttäjäksi ilmoittautua.

Mikäli peritte työntekijöiltä omavastuun, voit informoida työntekijöitä asiasta kohdan "Mahdollisen omavastuun määrä per työntekijä" kautta. Jaathan tiedon erikseen myös taloushallinnolle.

Huom! Jos tilaat etuja vain itsellesi tarvitset vain yhden etupaketin. Nimeä etupaketti, valitse sille kaikki haluamasi edut ja syötä edun määrä euroissa.

Mikäli valitset etupaketiksi Lounassaldon, klikkaa tämän perästä "Valinnat" ja pääset valitsemaan, miten etu tarjotaan. Lounasetu voidaan maksaa joko lounasvähennyksenä tai luontoisetuna. Näistä käytetympi tapa on lounasvähennys, jossa lounasedun verotusarvo (75 %) pidätetään työntekijän nettopalkasta. Luontoisetuna tarjotussa edussa 75 % edusta on verotettavaa ansiotuloa, josta työntekijä maksaa veroa henkilökohtaisen veroprosenttinsa mukaan.

Verottajan päätöksen mukaan määritetyt lounasetujen verotusarvot näet täältä. Mikäli tarjoatte lounassaldoa lounasvähennyksenä, voit ilmoittaa työntekijöiden palkasta perittävän summan kohdassa "Mahdollisen omavastuun määrä per työntekijä". Tämä ilmoitetaan heille ilmoittautumisen yhteydessä, mutta palkasta pidättäminen tapahtuu palkkahallintonne kautta. Lopuksi valitse "Tallenna tiedot”.

Lisätietokysymykset -sivulla voit halutessasi pyytää työntekijöiltä lisäkysymyksen, esimerkiksi henkilönumeron tai kustannuspaikan. Tätä toiminnallisuutta käytetään yleensä vain suuremmissa organisaatioissa, joissa lisätiedot ovat tarpeen kustannusten erittelemiseksi. Huom! Ethän kysy työntekijältä mitään sellaista tietoa, joka ei liity Smartum-etujen tilaamiseen.

Yhteenveto-sivulla tilaus on saatu hyvin aluille ja sen ensimmäinen vaihe on lähes valmis. Seuraavaksi sinun tulee lähettää työntekijöille tilauksen ilmoittautumislinkki, joka on kopioitavissa Yhteenveto-sivulta.

Voit jakaa linkin esimerkiksi kopioimalla sen yhteenvetosivulta. Sama linkki on lähetetty sähköpostiisi esimerkkiviestin kanssa, joten voit myös halutessasi jakaa sen eteenpäin työntekijöillesi suoraan sähköpostistasi. Löydät samalta Yhteenveto-sivulta myös tekstin, jota voit käyttää esimerkiksi ohjeistussähköpostin osana.

Kun linkki on jaettu työntekijöiden tietoon, sinun tulee odottaa, että työntekijät tekevät ilmoittautumisen etuun linkin kautta. Ilmoittautumisten jälkeen pystyt viimeistelemään tilauksen.

Huom! Mikäli tilaat etuja vain itsellesi, voit käydä ilmoittautumassa linkin kautta suoraan.

Tilaus tullaan viimeistelemään ja vahvistamaan siinä vaiheessa, kun työntekijät ovat käyneet ilmoittautumassa edun käyttäjiksi. Näet tilauksen ja ilmoittautumisten tilanteen tilauksesta muodostuneen tilauslistan kautta, jonka löydät "Yrityksesi Smartum Saldo-tilaukset" -otsikon alta. Kun ilmoittautumisaika päättyy (tai kun huomaat, että kaikki työntekijät ovat ilmoittautuneet), voit vielä tarvittaessa muokata etujen summia tai omavastuita joko kaikkien työntekijöiden tai yksittäisen työntekijän osalta.

Jos tilaukselle tarvitsee lisätä työntekijöitä vielä jälkikäteen, se onnistuu vielä tässä vaiheessa ennen tilauksen vahvistamista. Jaa työntekijälle sama ilmoittautumislinkki, jota kautta työntekijä ilmoittautuu etuun. Jos ilmoittautumisaika on jo päättynyt, voit jatkaa ilmoittautumisaikaa klikkaamalla Yhteenveto-välilehdeltä "Muokkaa" painiketta. Muistathan tallentaa tekemäsi muutokset.
​

Seuraavaksi työntekijöiden ilmoittautumiset hyväksytään. Hyväksyminen tapahtuu tilauksesta muodostuneen tilauslistan kautta, jonka löydät vasemmalta "Tilaa saldoa" -välilehdeltä "Yrityksesi Smartum Saldo-tilaukset" -otsikon alta. Klikkaa tilauslistasta tilausta. Jos ilmoittautumisaika on päättynyt, tilauksen perässä lukee "Tarkista ja tilaa" ja jos ilmoittautumisaika on vielä auki, kohdassa lukee "Odottaa ilmoittautumisia", joita klikkaamalla pääset ilmoittautuneiden listalle "Työntekijät"-kohtaan. Mikäli kaikki työntekijät ovat jo ilmoittautuneet, voit hyväksyä ilmoittautumiset.
​
Voit sekä hyväksyä että hylätä yksittäisiä ilmoittautumisia, mikäli se on tarpeen. Voit valita kaikki työntekijät kerralla tai hyväksyä/hylätä ilmoittautumisia yksitellen. Kun olet käsitellyt ilmoittautumiset (hyväksytty/hylätty), ”Tilaa saldoa” -painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla pääset tilauksen viimeiseen vaiheeseen.
​
​Huom! Mikäli tilaat etuja vain itsellesi, hyväksy oma ilmoittautumisesi listalta ja siirry ”Tilaa saldoa” -painikkeesta suoraan eteenpäin.

Seuraavassa vaiheessa pystyt valitsemaan laskutustavaksi sähköpostilaskun tai verkkolaskun. Jos yrityksen saldotilillä on valmiiksi saldoa tilauksen kattamiseksi, laskutustietoja ei tule valittavaksi eikä laskua näin ollen muodostu. Jos olemassa oleva saldo kattaa osan tilauksesta, saldo hyödynnetään automaattisesti ja ylimenevästä osuudesta toimitetaan lasku.

Lopuksi hyväksy sopimusehdot ja vahvista tilaus. Tilauksen vahvistamisen jälkeen muutoksia ei voi enää tehdä. Vahvistettuasi tilauksen saat tilausvahvistuksen sähköpostiisi. Jos vahvistusta ei kuulu, kurkkaathan myös roskapostikansion.

Sähköpostilasku toimitetaan tunnin sisällä ja verkkolasku yhden (1) pankkipäivän kuluessa. Jos laskua ei kuulu, otathan yhteyttä asiakaspalveluumme. Mikäli yrityksellä on tilillään saldoa, se vähennetään ensin laskun loppusummasta.
​

Kun lasku on maksettu, edut latautuvat työntekijöiden käyttöön samana päivänä kun suoritus saapuu Smartumin tilille. Edut latautuvat käyttöön klo 18, ja työntekijät saavat tästä tiedon omaan sähköpostiinsa.

Seuraavaksi sinua saattaisi kiinnostaa:

Onko käytössäsi SmartumPlus-saldo? Näin tilaat SmartumPlus-saldoa!

Työnantaja: Milloin saldo-edut latautuvat työntekijöille?